編集不可能にしてファイルの閲覧だけしたいとき、どうする?【エクセル】

エクセル

今回紹介するExcelの小技は「ファイルの閲覧のみする方法」です。

Excelの閲覧くらいファイルを開いて見れば事足りる。

と思う方、たくさんいるはずです。ファイルを開いて閲覧する。これの何がいけないのでしょうか?閲覧するだけですし、なんら問題ないはずです。

しかし、ヒトはミスをする存在です。Excelで様々な関数を使っていたりVBAを組まれていたり、何かしら高機能なプログラムを組まれている、大切なデータが保存されているなど、編集可能状態や不可能状態など気にせず開いているはずです。(きっと)それはファイルを誤って上書きしてしまうリスクが常に付きまとっているということです。

元ファイルでそのような操作ミスを懸念するのであればローカルにコピーしてそれを見ればいいじゃないか。という意見も借りますが、確かに正しい考えでもあります。仮にデスクトップにコピーばかりしてしまった場合どんなファイルなのか間違って上書きしてしまうなど・・・そんなこともあるはずです。

このようなリスクを避けるためにも、元ファイルを編集不可能な状態で開く方法は知っておいて損はありません。

編集不可能にしてファイルの閲覧する方法

ファイル > オプション > クイックアクセスツールバー と進み、コマンドの選択:「すべてのコマンド」を選択します。

エクセル

すると「読み取り専用の設/解除」という項目があるので、選択し追加ボタンをクリックします。

エクセル

ホームの上あたりにペンのマークが追加されます。このアイコンをクリックしますと読み取り専用の設定と解除が自由自在に変えることができるのです。

ただし端末ごとに設定が必要になるので面倒くさく感じてしまうのも事実です。

端末に特別な設定なく、ファイル上書きも気にすることのない開き方

やり方もっとってもシンプルで、まずは対象のファイルを右クリックしてください。

エクセル

そして新規を選択します。どうなりましたか?

ファイル名の最後に「」がついたファイルが開きました。開いた状態で、Ctrl+s(上書き保存)をクリックします。

エクセル

あら素敵。「名前を付けて保存」の画面が出てきました。

エクセル

対象ファイルを右クリック > 新規を選択するだけで、大事なファイルを誤って上書きするリスクを回避できます。

最後に

Excelでの小技も多くあります。もちろん、このような小技で回避できることもありまうが、限界があります。上書きしてしまうと大変なことや作業のやり直しなども発生してしまいます。どんなツールでもそうですが、最終的にはヒューマンエラーであることは確かですので、しっかりした運用ルールのもと、作業に取り組んでください。

Webを事業の成果につなげたいとお考えであれば、ぜひ一度ご相談ください!

ソフィーリサーチ&コンサルティングは、事業の成果を伸ばすため、実践的な戦略思考力と実行力で徹底的に成果を追求し、クライアントのパートナーとしてWebコンサルティングをさせていただきます。